كيفية صياغة نموذج خطاب استقالة بطريقة رسمية، حيث بموجب القوانين العمل والإجراءات الشركاتية، يعد خطاب الاستقالة خطوة أولى ضرورية لإنهاء الارتباط الوظيفي بشكل رسمي، يُقدم هذا الخطاب لإدارة الموارد البشرية، وتُحسب فترة الاستقالة من تاريخ تقديم الخطاب، ويتم اعتبار تاريخ الانتهاء من فترة الإخطار بناءً على ذلك الإعلان، يجب أن يكون الخطاب مباشرًا وواضحًا، لا يترك مجالًا للتأويلات، ويحمل التاريخ الصحيح لتسجيل الحدث.
كيفية كتابة خطاب استقالة رسمي
طريقة كتابة خطاب الاستقالة تتبع بعض الخطوات الأساسية.
- العنوان والتاريخ: ابدأ بعنوان يشير إلى الشخص الذي سيتم تقديم الخطاب إليه، مثل “السيد/السيدة (اسم المدير المباشر)”، ثم تاريخ اليوم.
- البداية: ابدأ الخطاب بتحية مهذبة، مثل “أحتراماً” أو “عزيزي/عزيزتي”، ثم ابدأ بإعلان قرارك بالاستقالة.
- بيان الاستقالة: كن واضحاً ومختصراً في إعلان قرارك بالاستقالة، ضع التاريخ المحدد لنهاية فترة الاستقالة إن كان لديك فترة إشعار محددة.
- الامتنان: قدم كلمات الامتنان والشكر للفرصة والتجارب التي اكتسبتها خلال فترة عملك في الشركة.
- التزام الانتقال: عرض المساعدة في عملية انتقال سلسة، سواءً بتدريب الشخص الجديد الذي سيحل محلك أو تسهيل نقل المسؤوليات.
- الختم: اختم الخطاب بعبارة مهذبة مثل “بكل احترام”، وقم بتوقيع اسمك وتاريخ اليوم.
نموذج خطاب استقالة باللغة العربية
[اسمك] [عنوانك] [المدير المباشر] [اسم الشركة] [عنوان الشركة] [تاريخ اليوم]
أحتراماً،
أتقدم بخطابي هذا لأُبلغكم رسمياً بقراري بالاستقالة من منصبي كـ (مسمى وظيفي) في الشركة، وذلك ابتداءً من تاريخ (تحديد تاريخ نهاية الفترة إذا كان هناك فترة إشعار محددة).
أشكركم على الفرصة التي منحتموني إياها للعمل في هذه الشركة وعلى الدعم والفرص التي تلقيتها خلال فترة عملي هنا، تجاوزت توقعاتي فيما يتعلق بالتطور المهني والشخصي، وأقدر كل الخبرات التي اكتسبتها خلال تواجدي هنا.
أودّ أن أؤكد استعدادي التام لتسهيل عملية الانتقال ونقل المعرفة لخليفتي، كما أعرب عن استعدادي لتقديم أي مساعدة أو توجيهات إضافية خلال الفترة المتبقية.
أسأل الله لكم وللشركة دوام التقدم والازدهار.
بكل احترام،
[توقيعك] [اسمك المطبوع]
نصائح كتابة خطاب الاستقالة
هنا بعض النصائح الهامة لكتابة خطاب استقالة فعّال:
- الوضوح والصراحة: كن واضحًا في إعلان قرارك بالاستقالة دون إثارة اللبس أو الغموض.
- الموجزية: حاول جعل الخطاب مختصرًا ومباشرًا قدر الإمكان دون فقدان الأهمية والاحترام.
- عدم الانتقاد: تجنب ذكر الجوانب السلبية أو الانتقادات في خطاب الاستقالة، استمتع بالفرص التي حصلت عليها وامتن على التجارب الإيجابية.
- أسباب مقنعة: ذكر أسباب مقنعة للاستقالة دون الخوض في التفاصيل الشخصية أو السلبية، ركز على احتياجاتك الشخصية أو المهنية الجديدة.
- الشكر والامتنان: قدّم الشكر على الفرصة التي حصلت عليها في الشركة والخبرة التي اكتسبتها، وأظهر الامتنان للفرص التي منحت لك.
- المساعدة في الانتقال: أعرض على مساعدة في تسهيل عملية الانتقال للشخص الجديد أو تسهيل نقل المسؤوليات.
- التاريخ والتوقيع: لا تنس تحديد تاريخ تقديم الاستقالة وتحديد آخر يوم للعمل، وقم بتوقيع الخطاب.
- مراجعة الخطاب: قم بمراجعة الخطاب للتأكد من دقة اللغة والتهجئة والمحتوى قبل تقديمه.
- احترام الألقاب والبروتوكول: استخدم ألقابًا مهنية ومهذبة في التوجه إلى المدير أو الجهة المعنية.
- الاحتفاظ بنسخة: احتفظ بنسخة من الخطاب لسجلاتك الشخصية وقم بتسليم نسخة إلى الجهة المختصة كتأكيد رسمي.
نموذج خطاب استقالة جاهز للتحميل
خطاب استقالة جاهز للتحميل word
خطاب استقالة جاهز للتحميل PDF
ماذا تفعل قبل تقديم خطاب استقالة من العمل؟
قبل تقديم خطاب الاستقالة، يُفضل القيام ببعض الخطوات لضمان سلاسة العملية والتأكد من استعدادك للانتقال.
- تحقق من أن قرار الاستقالة هو القرار المناسب والذي يتوافق مع خططك وأهدافك المهنية والشخصية.
- قم بتقييم الوضع المالي الخاص بك، وتأكد من وجود خطة مالية مستقرة بما يكفي للفترة بين الوظائف إذا كان الأمر ممكناً.
- إذا كنت تخطط للانتقال إلى وظيفة جديدة، قم بالبحث عن الوظائف المناسبة وتقديم الطلبات في الوقت المناسب.
- حاول تنظيم ملفاتك الشخصية والمهنية والتأكد من أنك قد قمت بنقل أي معلومات مهمة أو مشاريع تعمل عليها.
- تأكد من معرفة المدة المطلوبة لفترة الإشعار بالاستقالة والتأكد من تقديم الإشعار في الوقت المناسب.
- قبل تقديم الاستقالة، يمكن أن يكون من الجيد إجراء محادثة خاصة مع المدير المباشر لشرح أسباب الاستقالة ولتحديد فترة الإشعار المناسبة.
- قبل تقديم الاستقالة، حاول الابتعاد عن الانتقادات والمواجهات في العمل والحفاظ على أجواء إيجابية.
- أعد خطاب الاستقالة باحترافية ودقة، مع التأكد من تضمين التواريخ والتفاصيل الضرورية.
- قدم كل ما يلزم لتسهيل عملية المغادرة، مثل توجيهات أو مساعدة للشخص الذي سيحل محلك ونقل المعرفة.
- تأكد من أنك تلتزم بأي شروط أو إجراءات للمغادرة المنصوص عليها في سياسات الشركة.
ماذا بعد تقديم طلب الاستقالة من العمل؟
بعد تقديم طلب الاستقالة من العمل، هنا بعض الخطوات التي قد تحدث بعد ذلك>
- الشركة عادةً ما ترد على طلب الاستقالة بالموافقة عليه وتحديد تاريخ نهاية فترة الإشعار أو ترتيبات إضافية إذا كان هناك، مثل المقابلات الختامية أو التفاصيل الإضافية.
- يمكن أن تتضمن إجراءات الخروج عملية تسليم الملفات والمعلومات المهمة، وتقديم أي توجيهات للشخص البديل أو للفريق الجديد الذي سيتولى المسؤوليات.
- قد يتم ترتيب مقابلة ختامية لمناقشة الخبرات والتحليلات النهائية حول الأداء والفرص التي يمكن تحسينها أو التغييرات التي يمكن إجراؤها.
- يتم تسوية الأمور المالية مثل أي رواتب معلقة أو الإجازات المستحقة وأي منح أو مكافآت معلقة.
- احرص على مغادرة العمل بشكل احترافي، قم بتسليم أي ممتلكات تابعة للشركة وقم بتوديع الزملاء بأدب واحترام.
- احرص على الحصول على توجيهات بشأن أي استفسارات تتعلق بالتأمين الصحي أو الاحتفاظ بالعلاوات أو أي استفسارات تتعلق بالأمور المالية بعد المغادرة.
- إذا كنت تنتقل إلى وظيفة جديدة، استعد لبدء العمل في الوظيفة الجديدة، وحضّر نفسك لها بالتدريب أو الوثائق الضرورية.
- لا تنسى الحفاظ على علاقاتك الاجتماعية والمهنية مع زملائك السابقين، فهم قد يكونون مفيدين في المستقبل.
