يعتبر البريد الإلكتروني أحد الوسائل الحيوية في التواصل اليومي سواء على المستوى الشخصي أو المهني، كما يعد كتابة الرسائل بشكل احترافي أمرًا أساسيًا لضمان التواصل الفعّال والإيجابي مع الآخرين، على الرغم من سهولة إرسالها إلا أن الالتزام ببعض المبادئ الأساسية يسهم في تعزيز جودة التواصل وبناء العلاقات بشكل مستدام، وأن تأكيد الصياغة الاحترافية واللغوية، وتوخي الدقة في التفاصيل، واحترام وقت الآخرين، كلها مبادئ أساسية يجب أن يتبعها الشخص عند كتابة البريد الإلكتروني، ومن خلال الالتزام بهذه المبادئ، يمكن للفرد تعزيز جودة تواصله وتحقيق أهدافه بشكل فعّال.
آداب البريد الإلكتروني
آداب البريد الإلكتروني هي مجموعة من القواعد والتصرفات التي ينبغي على الأشخاص اتباعها عند كتابة وإرسال الرسائل، إليك بعض آداب البريد الإلكتروني الأساسية:
- احترام الوقت: قم بكتابة رسائل مختصرة ومباشرة، وتجنب الإطالة غير الضرورية، حتى لا تسرق وقت القارئ.
- الصياغة الاحترافية: استخدم لغة مهذبة واحترافية في كتابة البريد الإلكتروني، وتجنب استخدام اللهجة العامية أو غير الرسمية.
- الدقة والوضوح: تأكد من أن الرسالة واضحة المعنى وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، وحدد الموضوع بشكل دقيق في خانة العنوان.
- الاحتفاظ بالخصوصية: تجنب مشاركة بيانات شخصية أو معلومات حساسة في البريد الإلكتروني، واحرص على حفظ خصوصية المرسل والمستلم.
- الاحترام والتقدير: تجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها أو غير مهمة للمستلم، واحترم وقت الآخرين وتجنب إرسال الرسائل خلال ساعات غير العمل.
- الردود السريعة: حاول الرد على البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن، وإذا لم تكن قادرًا على الرد فورًا، فقم بإرسال رسالة تأكيد الاستلام وأعلم المرسل بأنك سترد في وقت لاحق.
- التحقق من التوقيع الإلكتروني: تأكد من وجود توقيع إلكتروني متكامل يتضمن معلومات الاتصال الضرورية في نهاية البريد الإلكتروني الخاص بك.
قواعد آداب البريد الإلكتروني
إليك 11 قاعدة من قواعد آداب البريد الإلكتروني:
- الاحترام والمهنية: استخدم لغة مهذبة واحترافية في كتابة البريد الإلكتروني، وتجنب استخدام اللهجة العامية أو غير الرسمية.
- الدقة والوضوح: تأكد من أن الرسالة واضحة المعنى وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، وحدد الموضوع بشكل دقيق في خانة العنوان.
- تجنب الإفراط في الإرسال: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني غير مرغوب فيها أو غير مهمة للمستلم، واحترم وقت الآخرين.
- الردود السريعة: حاول الرد على البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن، وإذا لم تكن قادرًا على الرد فورًا، فقم بإرسال رسالة تأكيد الاستلام وأعلم المرسل بأنك سترد في وقت لاحق.
- التحقق من التوقيع الإلكتروني: تأكد من وجود توقيع إلكتروني متكامل يتضمن معلومات الاتصال الضرورية في نهاية البريد الإلكتروني الخاص بك.
- استخدام النسخ الخاصة (CC) بحذر: قم بإضافة الأشخاص الآخرين في النسخ الخاصة (CC) بحذر، واحرص على أن يكونوا ذوي صلة بالموضوع.
- تجنب إرسال الرسائل المعاد توجيهها (FWD): تجنب إعادة توجيه الرسائل بشكل غير مرغوب فيه، إلا إذا كنت متأكدًا من أن المستلمين سيجدونها مفيدة ومناسبة.
- احترام خصوصية المرسل والمستلم: تجنب مشاركة بيانات شخصية أو معلومات حساسة في البريد الإلكتروني.
- التحقق من التفاصيل قبل الإرسال: تأكد من مراجعة جميع التفاصيل والمعلومات قبل إرسال البريد الإلكتروني لتجنب الأخطاء القهرية.
- الرد الودود والشكر: قم بالرد بلطف وود، وقدم الشكر على الرسائل التي تستحق الاعتراف والتقدير.
- تجنب التوقيعات المعقدة: احرص على توقيع إلكتروني بسيط ومناسب يحتوي على معلومات الاتصال الأساسية فقط.
