تعتبر إدارة الموظفين من الركائز الأساسية التي يتحملها كل رئيس عمل أو مدير لشركة أو مؤسسة، حيث تشمل هذه المسؤولية مراقبة سلوك الموظفين والعمال وضمان تطبيقهم للسياسات والإجراءات المعمول بها داخل المؤسسة، ومع ذلك، في بعض الأحيان، قد ينتهك الموظفون أو العمال هذه السياسات أو يتورطون في سلوك غير مقبول، في مثل هذه الحالات، يكون من الضروري إصدار إنذارات تحذيرية ضدهم، لتصحيح سلوكهم وتجنب تكرار المخالفات في المستقبل.
كيفية توجيه إنذار
يتطلب توجيه الإنذار للعامل أو الموظف اتباع إجراءات محددة لضمان الشفافية والعدالة، فيما يلي خطوات عامة لتوجيه إنذار للعامل أو الموظف:
- التحقق والتحقيق: قبل توجيه الإنذار، يجب إجراء تحقيق دقيق للواقعة أو السلوك المخالف للسياسات، يتضمن ذلك جمع الأدلة وسماع جميع الأطراف المعنية.
- صياغة الإنذار: يتم صياغة الإنذار بشكل واضح ومحدد، مشيرًا إلى السلوك المخالف وتفاصيل الواقعة بشكل دقيق، يجب أن يحتوي الإنذار على توضيح للسياسات المنتهكة والتدابير التصحيحية المطلوبة.
- المراجعة الداخلية: يتم مراجعة الإنذار من قبل إدارة الموارد البشرية أو الجهة المختصة للتأكد من مطابقته للسياسات والإجراءات المؤسسية.
- توجيه الإنذار: يتم توجيه الإنذار رسميًا للعامل أو الموظف بشكل شخصي، ويتم تسليم نسخة كتابية منه، ينبغي أن يكون هذا التوجيه مبنيًا على الحقائق ويتم بشكل احترافي ومهني.
- توثيق الإجراءات: يجب أن يتم توثيق توجيه الإنذار وتلقيه من قبل الموظف بتوقيعه على النسخة المقدمة، كما يجب أيضًا تسجيل هذا الإنذار في ملف الموظف للإحتفاظ به للمراجعة المستقبلية.
- متابعة وتقييم: ينبغي متابعة تأثير الإنذار على سلوك الموظف وتقييم التحسينات والتغييرات في سلوكه، في الحالات اللاحقة، قد يتم اتخاذ إجراءات إضافية بما في ذلك التدابير التأديبية الأخرى إذا لزم الأمر.
الحالات التي يجب توجيه الإنذار فيها
توجيه الإنذار للموظف يمكن أن يكون في العديد من الحالات، وتتضمن بعضها، ولكن لا يقتصر عليها، ما يلي:
- انتهاك السياسات والإجراءات: عندما يقوم الموظف بانتهاك أو عدم الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة، مثل قواعد السلوك في مكان العمل أو سياسات الأمان والصحة المهنية.
- أداء غير مقبول: في حالة عدم تحقيق الموظف لمعايير الأداء المتوقعة أو تكرار الأخطاء التي تؤثر سلبًا على العمل والإنتاجية.
- سلوك غير مهني أو تحقيري: عندما يشمل سلوك الموظف سوء المعاملة أو التحرش اللفظي أو الجسدي لزملائه أو لأي شخص آخر في محيط العمل.
- غياب غير مبرر أو تأخر متكرر: عندما يكون الموظف غير ملتزم بمواعيد العمل المحددة أو يتغيب عن العمل بدون إذن مسبق من الإدارة.
- استخدام الموارد بشكل غير لائق: مثل استخدام ممتلكات الشركة لأغراض شخصية أو غير مصرح بها.
- تقديم معلومات زائفة أو غير دقيقة: عندما يقوم الموظف بتزوير المعلومات أو تقديم تقارير مضللة أو غير دقيقة.
- الإهمال في الأمان والصحة المهنية: عندما يتجاهل الموظف إجراءات السلامة والصحة المهنية المتبعة في مكان العمل، مما يعرض العمال أو الممتلكات للخطر.
- تكرار السلوك المخالف: في حالة تكرار السلوك المخالف بعد تلقي التحذيرات أو الإنذارات السابقة.
نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل
[اسم الشركة/المؤسسة] [عنوان الشركة/المؤسسة] [التاريخ]
الموظف: [اسم الموظف] المنصب: [منصب الموظف]
إنذار رسمي
سيتم بواسطة هذا الإنذار التوضيحي تقديم تنبيه رسمي بشأن مسائل الأداء التي تتطلب تصحيحاً فورياً، يرجى مراجعة المواضع التالية بعناية واتخاذ الإجراءات الضرورية لتحسين الأداء الخاص بك.
- تقصير في العمل: تم ملاحظة التقصير في الأداء الخاص بك في الفترة الزمنية الماضية، على سبيل المثال، تأخرك في تسليم المشاريع أو عدم الالتزام بالمواعيد المحددة.
- الأداء دون المستوى المتوقع: لم يتم تحقيق معايير الأداء المتوقعة من قبلك، مما يؤثر سلباً على كفاءة العمل وإنتاجيته.
- التفاوت في الجودة: تم الإبلاغ عن تفاوت في جودة العمل الذي تقوم به، مما يتطلب تحسيناً في الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
يجب عليك أن تتخذ إجراءات فورية لتحسين أدائك والالتزام بالمعايير المطلوبة في الشركة، يرجى مراجعة مديرك المباشر لمناقشة خطة عمل تحسين الأداء وتحديد الدعم الذي يمكن أن نقدمه لك.
يُرجى العلم بأن استمرار التقصير في العمل قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات إضافية تأديبية، بما في ذلك إنهاء العقد.
يرجى التوقيع أدناه كدليل على استلامك لهذا الإنذار.
……………………………………. [توقيع الموظف]
……………………………………. [تاريخ التوقيع]
