البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال رئيسية في السياقين الشخصي والمهني، يقوم معظم الأفراد بإرسال بريد إلكتروني يوميًا، وبعضهم يكتبون عدة رسائل يوميًا، على الرغم من سهولة استخدام البريد الإلكتروني، إلا أن هناك مبادئ يجب اتباعها عند إرسال رسائل بريد إلكتروني في السياق المهني، في هذا المقال، سنناقش 11 قاعدة أساسية لآداب البريد الإلكتروني التي يجب مراعاتها عند كتابة وإرسال رسائل احترافية.
آداب البريد الإلكتروني
آداب البريد الإلكتروني هي مجموعة من القواعد والمبادئ التي يجب احترامها واتباعها عند استخدام البريد الإلكتروني في الاتصال الشخصي والمهني/ إليك بعض النصائح الهامة لآداب البريد الإلكتروني:
- الاهتمام بالموضوع (Subject): قم بكتابة موضوع واضح وموجز يلخص محتوى البريد لجعله أكثر فهمًا وجذبًا.
- التحية: ابدأ البريد بتحية مهذبة مثل “عزيزي” أو “عزيزتي” تليها اسم المستلم.
- الانصهار في الجمل: اكتب جملًا موجزة وواضحة، واستخدم اللغة بشكل صحيح دون أخطاء إملائية أو لغوية.
- الاحترام والمهنية: تجنب استخدام لغة غير لائقة أو مهينة، وتعامل مع الآخرين باحترام واحترام.
- الردود السريعة: قم بالرد على البريد الإلكتروني في الوقت المناسب، حيث أن التأخير في الرد قد يسبب انزعاجًا.
- تجنب التبهير: لا تكتب رسائل طويلة ومعقدة إذا كان بإمكانك تلخيص المعلومات بشكل أفضل.
- استخدام النسخ السرية (CC) والنسخ المخفية (BCC) بحذر: تأكد من أنك تتعامل مع معلومات الاتصال بخصوصية وأمان.
- المرفقات: تأكد من أن المرفقات موجودة ومنسقة بشكل صحيح، وتجنب إرسال ملفات كبيرة دون موافقة المستلم.
- إعداد توقيع إلكتروني: تضمين توقيع إلكتروني يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك.
- مراجعة وتدقيق: قبل إرسال البريد، تحقق من أنه خالٍ من الأخطاء وأن جميع التفاصيل دقيقة.
- الإلغاء والرد: إذا كان لديك رأي سلبي أو تعليق على رسالة، تجنب الرد العاطفي والانتقادات اللاحقة، قدم أفكارك بشكل بناء.
أهم قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب اتباعها للتواصل المهني
قواعد آداب البريد الإلكتروني
- تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني ذو طابع مهني.
- تحقق من أن نبرة صوتك مهنية.
- استخدم سطر موضوع واضح ومختصر.
- تجنب الأخطاء النحوية والإملائية.
- تحقق مرة أخرى من تهجئة اسم المستلم بشكل صحيح.
- استخدم خطًا قياسيًا وسهل القراءة وحجم الخط مناسب.
- تجنب إدراج الرموز التعبيرية أو الرسوم المتحركة في رسائل البريد الإلكتروني.
- أرسل المرفقات الضرورية فقط.
- استجب بسرعة لرسائل البريد الإلكتروني المهنية.
- تحقق دائمًا من أنك ترسل البريد الإلكتروني إلى المستلم الصحيح.
- قبل النقر على “إرسال”، تحقق من رسالتك مرة أخرى لضمان الدقة والاحترافية.
شرح مفصل لكل نقطة من القواعد
- عنوان بريد إلكتروني مهني: تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني يعكس طبيعة عملك أو شخصيتك المهنية، احرص على استخدام اسمك أو اسم منظمتك في العنوان.
- نبرة صوت مهني: احرص على أن نبرة البريد الإلكتروني تعكس احترافك واحترامك للمستلم، تجنب استخدام لغة غير لائقة أو عبارات غير مناسبة.
- سطر موضوع واضح ومختصر: قم بصياغة سطر الموضوع بشكل واضح ومختصر لجعل المستلم يفهم محتوى البريد بسرعة وسهولة.
- تجنب الأخطاء النحوية والإملائية: تأكد من مراجعة البريد للتحقق من عدم وجود أخطاء نحوية أو إملائية.
- تهجئة اسم المستلم: تحقق من تهجئة اسم المستلم بشكل صحيح، قد يكون خطأ في كتابة الاسم علامة عدم اهتمام.
- استخدام خط مناسب: استخدم نوعية خط وحجم مناسبين يجعلان البريد سهل القراءة، ويمكن أن يكون الخط القياسي هو الخيار الآمن.
- تجنب الرموز التعبيرية والرسوم المتحركة: تجنب إدراج رموز تعبيرية أو رسوم متحركة في البريد الإلكتروني، إلا إذا كانت ذلك ذات صلة ومناسبة للمحتوى.
- المرفقات الضرورية: قم بإرفاق الملفات اللازمة فقط، وتجنب إرسال ملفات غير ضرورية أو كبيرة دون موافقة المستلم.
- الرد السريع: اجعل من العادة الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهنية بأسرع وقت ممكن للإبقاء على التواصل فعال.
- التأكد من المستلم الصحيح: قبل الإرسال، تأكد دائمًا من أنك ترسل البريد الإلكتروني إلى المستلم الصحيح لتجنب الارتباك والأخطاء.
- تدقيق قبل الإرسال: قبل النقر على “إرسال”، قم بتدقيق البريد الإلكتروني مرة أخرى لضمان دقة واحترافية المحتوى والمرفقات.
باتباع هذه الإرشادات، ستكون قادرًا على كتابة وإرسال رسائل بريد إلكتروني بشكل احترافي يعكس احترامك للآخرين ويسهم في تعزيز صورتك الشخصية والمهنية.
