تقوم أغلب الشركات والمؤسسات بتسليم الموظف عهدة عند توليه منصبه الجديد، وهي مسؤولية تندرج ضمن مهام وظيفته، ولضمان استعادة هذه العهدة كاملة وسليمة بعد انتهاء فترة عمل الموظف، خاصة إذا كانت العهدة ذات طابع مالي، يتم إعداد وثيقة رسمية تُعرف باسم نموذج استلام عهدة، وتحفظ هذه الوثيقة حقوق الطرفين، المؤسسة والموظف، وتعد شرطًا أساسيًا قبل مغادرة الموظف للعمل، حيث قد يتعرض للمساءلة القانونية في حال عدم تسليم العهدة أو وجود أي نقص أو تلف بها، وسوف نستعرض كيفية التعبئة من موقعنا ” نماذج العرب”.
أنواع إقرار استلام عهدة
يختلف إقرار الإستلام حسب طبيعة العهدة التي يتم تسليمها للموظف أو المسؤول، وفيما يلي أبرز أنواع إقرار استلام العهدة:
إقرار استلام عهدة مالية
- يتعلق هذا النوع بالأموال النقدية التي يتم تسليمها للموظف لإتمام مهام معينة، مثل الصندوق النقدي (الخزينة) أو أي مبالغ مخصصة لإدارة العمليات اليومية.
إقرار استلام عهدة عينية
- يشمل الأدوات والمعدات التي تسلم للموظف أثناء العمل، مثل الأجهزة الإلكترونية (الكمبيوتر، الهاتف المحمول)، المركبات، أو الأدوات المكتبية.
- يتضمن وصفًا دقيقًا للحالة والكمية لضمان استعادتها كما هي.
إقرار استلام عهدة وظيفية
- يتعلق بالأشياء الخاصة بمهام محددة مرتبطة بالوظيفة، مثل الأوراق الرسمية، الملفات السرية، الأختام، أو بطاقات الهوية الخاصة بالشركة.
إقرار استلام عهدة سكنية أو ممتلكات عقارية
- يُستخدم في حال توفير المؤسسة سكنًا للموظف أو أي ممتلكات عقارية تُسلم إليه لاستخدامها خلال فترة العمل.
إقرار استلام عهدة أمنية أو حساسة
- يتم في الوظائف التي تتطلب التعامل مع مواد أو أدوات حساسة، مثل الأسلحة أو الوثائق الأمنية أو البرمجيات عالية السرية.
إقرار استلام عهدة مؤقتة
- يتعلق هذا النوع بعهدة تُسلم لفترة محدودة، مثل المعدات المستخدمة في المشاريع المؤقتة أو التدريب، ويتم استرجاعها فور انتهاء المهمة.
عناصر نموذج استلام العهدة
يتضمن نموذج استلام العهدة مجموعة من العناصر الأساسية التي تهدف إلى توضيح المسؤوليات وحفظ حقوق جميع الأطراف، وفيما يلي أبرز العناصر التي يجب أن يحتوي عليها النموذج:
البيانات الشخصية للموظف
- اسم الموظف بالكامل.
- الرقم الوظيفي أو رقم الهوية.
- المسمى الوظيفي.
- القسم أو الإدارة التي يعمل بها.
بيانات الجهة المُسلِّمة
- اسم الشركة أو المؤسسة.
- القسم أو الإدارة المسؤولة عن تسليم العهدة.
- اسم المسؤول عن التسليم (إن وجد).
تفاصيل العهدة
- وصف دقيق للعهدة (مثل النوع، الكمية، العلامة التجارية، الرقم التسلسلي).
- الحالة العامة للعهدة عند التسليم (جديدة، مستعملة بحالة جيدة، إلخ).
- أي ملاحظات إضافية حول العهدة.
التواريخ
- تاريخ تسليم العهدة للموظف.
- تاريخ متوقع لاسترجاع العهدة (إن كانت مؤقتة).
الشروط والالتزامات
- التزام الموظف بالحفاظ على العهدة بحالة سليمة.
- تعهد بعدم استخدام العهدة لأغراض شخصية أو خارج إطار العمل.
- الالتزام بإبلاغ الإدارة في حال تعرض العهدة لأي تلف أو فقدان.
بنود المسؤولية
- تحديد المسؤولية القانونية في حال حدوث تلف أو ضياع.
- الإشارة إلى العقوبات أو الإجراءات التي يمكن أن تتخذ في حال الإهمال.
التوقيعات
- توقيع الموظف كإقرار باستلام العهدة.
- توقيع المسؤول عن التسليم.
- ختم المؤسسة (إن لزم).
إشعار التسليم النهائي
- بند يشير إلى أن الموظف لن يتمكن من إنهاء خدمته أو مغادرة العمل دون تسليم العهدة بالكامل وبحالتها الأصلية.
مرفقات إضافية (إن وجدت)
- صور أو نسخ من العهدة (مثل بطاقات أو وثائق).
- تقارير تفصيلية عن حالة العهدة عند التسليم.