سأقدم لك بعض النصائح والإرشادات لصياغة خطاب تغطية (Cover Letter) بشكل صحيح عند تقديم طلب لوظيفة كسكرتيرة، الهدف من هذا الخطاب هو جعل صاحب الوظيفة المحتمل يلاحظك ويدرك كيف يمكن أن تساهمين في نجاح الشركة.
نصائح لكتابة رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
- تخصيص الخطاب:
- قم بتخصيص الخطاب للشركة والوظيفة المعنية، ابدأ بذكر اسم الشركة والمسمى الوظيفي في بداية الخطاب.
- مقدمة قوية:
- ابدأ بمقدمة قوية تجذب انتباه القارئ وتشير إلى سبب اهتمامك بالوظيفة.
- مثال: “أنا مهتمة جدًا بالانضمام إلى فريق العمل في [اسم الشركة] كسكرتيرة، حيث يمكنني تقديم تقديم تقديم خدمة استثنائية والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة.”
- تسليط الضوء على مهاراتك وخبراتك:
- ذكري للقارئ مهاراتك وخبراتك التي تجعلك مؤهلاً للوظيفة.
- استخدم أمثلة محددة على كيفية استخدام هذه المهارات في الأعمال السابقة.
- الترتيب والتنظيم:
- قسم الخطاب إلى فقرات منفصلة لتسهيل القراءة والتفكير.
- اجعل كل فقرة ترتبط بفكرة محددة، واحرص على التدرج المنطقي.
- تعبير عن شغفك والتفاني:
- عبِّر عن إصرارك على تحقيق النجاح وتقديم أفضل أداء ممكن في دور السكرتيرة.
- أظهر استعدادك للتعلم وتطوير مهاراتك.
- الختام:
- اختم الخطاب بشكل إيجابي ومشجع، اعرب عن شكرك للقارئ على اهتمامه واذكر استعدادك لمقابلة شخصية.
- لا تنسى تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك.
- المراجعة:
- قبل أن ترسل الخطاب، قم بمراجعته جيدًا للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- طول الخطاب:
- حاول أن يكون الخطاب موجزًا وملخصًا، لا يتجاوز صفحة واحدة.
عبارات مهمة أثناء كتابة رسالة تغطية لوظيفة سكرتيرة
- “أنا متحمسة للانضمام إلى فريقكم كسكرتيرة، حيث يمكنني الاستفادة من مهاراتي التنظيمية والتواصل الفعّال لدعم سير الأعمال بكفاءة.”
- “خلال مسيرتي المهنية، اكتسبت خبرة قوية في إدارة الملفات والجداول الزمنية وضمان سلاسة سير العمليات الإدارية.”
- “أستطيع التعامل مع الأعباء الثقيلة والأولويات المتغيرة بكفاءة وهدوء، وذلك من خلال تطوير نظامي الخاص لإدارة الأولويات.”
- “لدي مهارات متقدمة في استخدام برامج مثل Microsoft Office وتقنيات الاتصال الحديثة، مما يمكنني من تقديم الدعم الفني والتنسيق اللازم.”
- “أنا ملتزمة بحفظ السرية والسرعة في الاستجابة للاحتياجات الإدارية والتنظيمية للفريق.”
- “سأساهم في تعزيز الكفاءة والإنتاجية من خلال تنظيم الاجتماعات وإعداد التقارير والمراسلات بدقة واتقان.”
- “أستطيع التفاعل بفعالية مع جميع الأعضاء في الفريق والعمل بروح الفريق لضمان تحقيق أهداف الشركة.”
- “أرى نفسي كجزء من فريق [اسم الشركة] ومساهمة فعّالة في تحقيق نجاحهم المستمر.”
- “لدي رغبة قوية في تطوير مهاراتي ومساهمة إيجابية في تنمية العمليات الإدارية للشركة.”
- “أتطلع بشغف إلى الفرصة للتحدث معكم ومناقشة كيف يمكنني أن أكون جزءًا من فريق [اسم الشركة].”
الأخطاء التي يجب تجنبها
- عدم تخصيص الخطاب:
- عدم تخصيص الخطاب للشركة والوظيفة المعنية يجعله يبدو عامًا وغير مهتم.
- الأخطاء اللغوية:
- عليك تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية، يُفضل استخدام برنامج تصحيح إملائي قبل إرسال الخطاب.
- الاستخدام الزائد للصفة الذاتية:
- لا تغرق الخطاب بالصفة الذاتية الزائدة، بدلاً من ذلك، اركز على كيفية يمكنك تلبية احتياجات الشركة.
- عدم تقديم أمثلة محددة:
- لا تكتفي بالادعاء بأنك لديك مهارات تنظيمية، قُدم أمثلة محددة توضح كيف استخدمت هذه المهارات في الأعمال السابقة.
- استخدام اللغة غير المهنية:
- احرص على استخدام لغة مهنية ومحترمة في الخطاب، تجنب استخدام اللغة العامية أو المصطلحات غير المناسبة.
- إفراط في الطول:
- لا تجعل الخطاب طويلًا جدًا، يجب أن يكون موجزًا وملخصًا بحيث يحتوي على المعلومات الأساسية فقط.
- العبارات السلبية:
- تجنب استخدام العبارات السلبية أو التشاؤمية في الخطاب، كن إيجابيًا ومتحمسًا.
- عدم الرعاية بالتنسيق:
- تأكد من أن الخطاب منسق ومرتب بشكل جيد، استخدم أقسام وفقرات لتنظيم المعلومات بشكل منطقي.
- عدم التحقق من المعلومات:
- تحقق من دقة المعلومات التي تقدمها في الخطاب، لا تقم بتقديم معلومات غير صحيحة.
- عدم الاهتمام بالتفاصيل:
- تأكد من الانتباه لتفاصيل الوظيفة ومتطلباتها، وحاول توجيه الخطاب ليتوافق مع هذه التفاصيل
نموذج رسالة تغطية لوظيفة سكرتارية
[اسمك] [عنوانك] [المدينة، الرمز البريدي] [تاريخ]
[اسم الشركة] [عنوان الشركة] [المدينة، الرمز البريدي]
عزيزي/عزيزتي [اسم المستقبل],
أنا مهتم/ة بشدة بفرصة الانضمام إلى فريق [اسم الشركة] كسكرتير/ة، وأود أن أعبر عن اهتمامي بالوظيفة وكيف يمكنني تقديم قيمة مضافة لشركتكم الرائعة، من خلال خبرتي ومهاراتي في مجال السكرتارية وإدارة المكتب، أعتقد أنني أستطيع تلبية احتياجاتكم ومساعدتكم في تحقيق أهداف الشركة، لقد عملت كسكرتير/ة لمدة [عدد سنوات] في [اسم الشركة السابقة] حيث قمت بإدارة المكتب وتنظيم الأعمال اليومية بكفاءة، كنت مسؤول/ة عن إدارة البريد الوارد والصادر، وإعداد التقارير والمراسلات، وجداول الأعمال، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، استخدمت برامج مثل Microsoft Office ببراعة وأظهرت مهارات اتصال ممتازة مع الزملاء والعملاء، من خلال هذه الفرصة، أنا ملتزم/ة بتقديم أعلى مستوى من الاحترافية والسرية في أداء مهامي كسكرتير/ة، أنا أيضًا ملتزم/ة بتعلم وتطوير مهاراتي لمساعدة [اسم الشركة] على النمو وتحقيق النجاح، أنا متحمس/ة للفرصة للانضمام إلى فريق [اسم الشركة] والمساهمة في تحقيق أهدافكم، أنا متاح/ة للمقابلة الشخصية في أي وقت يناسبكم، يمكنكم الاتصال بي عبر البريد الإلكتروني [عنوان البريد الإلكتروني] أو الهاتف [رقم الهاتف].
أشكركم مقدمًا على اهتمامكم ووقتكم، وأتطلع بشغف إلى الفرصة للتحدث معكم ومناقشة كيف يمكنني أن أكون جزءًا من فريق [اسم الشركة].
مع خالص التحية،
[اسمك]
