تأتي إدارة الموظفين في مقدمتها من بين المسؤوليات الرئيسية التي يتحملها كل صاحب عمل أو مدير لشركة أو مؤسسة، حيث تتضمن هذه المسؤولية مراقبة سلوك الموظفين والعاملين وضمان امتثالهم للسياسات والإجراءات المعمول بها في المؤسسة، ومع ذلك، قد يحدث في بعض الأحيان أن ينتهك الموظف السياسات أو يظهر سلوكًا غير مقبول، وفي مثل هذه الحالات، يكون من الضروري اتخاذ إجراءات، كما يمكن للإنذار أن يكون أحد تلك الإجراءات، حيث يعتبر وسيلة فعالة للتأكيد على أهمية الالتزام بالسياسات والمعايير التي ينبغي على الموظفين الالتزام بها، ومن خلاله يتيح للمدير أو صاحب العمل فرصة للتواصل مع الموظف بشكل مباشر، وتوضيح التوقعات والمعايير التي يجب عليه الالتزام بها.
توجيه إنذار للعامل أو الموظف
يتطلب توجيه إنذار للعامل أو الموظف عناية واحترامًا لسلامته وحقوقه، فضلاً عن الالتزام بالإجراءات القانونية والإدارية المناسبة، إليك خطوات لكتابة وتوجيه إنذار بطريقة فعّالة ومحترمة:
- تحديد بوضوح السلوك أو الأداء غير المقبول الذي أدى إلى الحاجة للإنذار.
- اشرح بدقة وتفصيل السلوك المخالف والتوقيتات والمواقف ذات الصلة.
- استخدم البيانات والوثائق إذا كان ذلك ممكنًا.
- استشهد بالسياسات والقوانين الداخلية التي انتهكها الموظف لتحديد أساسية الإنذار.
- أشر بوضوح إلى التبعات المحتملة لاستمرار السلوك غير المقبول، مثل الإنذارات المستقبلية أو العواقب القانونية.
- اقترح إجراءات محددة يجب على الموظف اتخاذها لتصحيح سلوكه وتجنب تكراره في المستقبل.
- طلب توقيع الموظف على الإنذار للتأكيد على أنه قد تلقى وقرأ الإنذار.
- قم بالاحتفاظ بنسخة من الإنذار في ملف الموظف للإحتفاظ بها للأغراض الإدارية والقانونية.
- بعد توجيه الإنذار، قم بإجراء متابعة مع الموظف لمتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية وتقديم الدعم اللازم.
حالات يتم فيها إنذار الموظف
توجيه الإنذار للموظف أو العامل يمكن أن يكون مبررًا في عدة حالات، منها:
- عدم الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية: على سبيل المثال، قد يُوجَه إنذار إذا لم يلتزم الموظف بسياسات الشركة فيما يتعلق بالحضور والانصراف أو استخدام المعدات.
- سوء السلوك في مكان العمل: مثل التصرفات غير المهنية أو التحرش اللفظي أو الجسدي.
- أداء غير مرضي: إذا كان أداء الموظف أقل من المستوى المطلوب أو كانت هناك مشاكل في جودة العمل.
- التأخر المتكرر أو الغياب غير المبرر: إذا كان الموظف يتأخر بانتظام أو يتغيب دون عذر مقبول.
- الخرق الأمني: على سبيل المثال، مشاركة معلومات سرية مع أطراف خارجية دون إذن، أو محاولة اختراق أنظمة الشركة.
- التقاعس في الأداء: على سبيل المثال، عدم القيام بالمهام المطلوبة بشكل متكرر أو تأخير تسليم المشاريع.
- استخدام الموارد الشركة بطريقة غير مسموح بها: مثل استخدام معدات الشركة لأغراض شخصية بدون إذن.
- السلوك غير الأخلاقي أو غير المهني: مثل النقاشات المتشددة أو الهجومية مع زملائه في العمل.
نموذج إنذار بسبب التقصير في العمل
[شعار الشركة]
[تاريخ]
الى: [اسم الموظف] [المنصب] [اسم الشركة]
الموضوع: إنذار بسبب التقصير في العمل
أعزائي السادة،
نود أن نوجه انتباهكم إلى التقصير في أدائكم للواجبات والمسؤوليات المناطة بكم في دوركم كـ [مسمى الوظيفة] في الشركة.
من خلال مراجعة سجل أداءكم، لاحظنا بعض النقاط التي تستدعي القلق:
- تأخير مستمر: لقد لاحظنا تأخرك المتكرر في وقت الحضور إلى العمل، مما يؤثر على فترات الانتاجية والجدول الزمني للعمل.
- جودة العمل: لقد لاحظنا تقديم أداء غير مرضي في العمل، حيث لاحظنا أخطاء متكررة في الأعمال التي قمتم بتنفيذها.
- عدم الالتزام بالمواعيد النهائية: لم يتم الالتزام بالمواعيد النهائية المحددة لتسليم بعض المشاريع، مما أثر على تنظيم العمل وجودته.
نود أن نؤكد على أهمية الالتزام بمعايير الأداء المطلوبة منكم كموظفين في الشركة. بناءً على ذلك، نطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح هذه القضايا وتحسين أدائكم في المستقبل.
هذا الإنذار يُعتبر تحذيرًا رسميًا، وسيتم مراقبة أدائكم بعناية خلال الفترة القادمة. في حال استمرار التقصير في العمل، قد تتخذ الشركة الإجراءات الإدارية اللازمة.
نأمل أن تتخذوا هذا الأمر بعين الاعتبار وتعملوا على تحسين أدائكم في أقرب وقت ممكن.
شكرًا لتفهمكم وتعاونكم.
مع خالص التحيات،
[اسم المدير/المدير العام] [مسمى الوظيفة] [اسم الشركة]
نموذج إنذار عامل بسبب كثرة الغياب
[شعار الشركة]
[تاريخ]
الى: [اسم العامل] [المنصب] [اسم الشركة]
الموضوع: إنذار بسبب كثرة الغياب
أعزائي السادة،
نود أن نوجه انتباهكم إلى الكثرة في حالات الغياب التي لاحظناها من قبلكم في الفترة الأخيرة، والتي تعتبر مخالفة للسياسات والإجراءات المعمول بها في الشركة.
من خلال تحليل سجل الحضور والانصراف، تبين لنا أنكم قد غبتم عن العمل في عدة مناسبات دون تقديم أي أسباب مقبولة أو إخطار مسبق، مما أثر على سير العمل وأداء الفريق.
نود أن نؤكد على أهمية الالتزام بمعايير الحضور والانضباط في العمل، حيث أن الحضور الانتظامي يسهم في استمرارية العمل وتحقيق الأهداف المشتركة للشركة.
وبناءً على ذلك، فإننا نطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة للتقليل من حالات الغياب غير المبررة، والالتزام بالإجراءات المحددة في حالة الغياب، مثل تقديم إخطار مسبق وتقديم الوثائق الداعمة في حالة الاستئذان.
هذا الإنذار يُعتبر تحذيرًا رسميًا، ونأمل أن يتم اتخاذه بعين الاعتبار وتعملوا على تحسين سلوككم في المستقبل.
شكرًا لتفهمكم وتعاونكم.
مع خالص التحيات،
[اسم المدير/المدير العام] [مسمى الوظيفة] [اسم الشركة]
رأي واحد حول ““أقوى نموذج إنذار” .. ما الإجراءات والتوجيهات اللازمة ضد عامل أو موظف في الشركة 2024”