التحقيق الإداري يعد أداة حيوية في إدارة المؤسسات، حيث يهدف إلى استقصاء وتحليل الحقائق المتعلقة بمواقف أو حوادث داخل المؤسسة، يُستخدم هذا الأسلوب للتحقق من الشبهات وجمع الأدلة المهمة لاتخاذ الإجراءات اللازمة وضمان الامتثال للسياسات والقوانين، التحقيق الإداري يحتاج إلى دقة وشفافية لضمان العدالة والالتزام بالإجراءات، استخدام الطرق الصحيحة واحترام حقوق الأفراد خلال عملية التحقيق أمور أساسية لضمان نجاحه.
خطوات التحقيق الإداري
خطوات التحقيق الإداري تشمل عادة.
تحديد الهدف والمجال
- تحديد نطاق التحقيق والأهداف المرجوة منه، سواء كان ذلك للتحقق من شبهات فساد، اختلاس، مخالفات، أو أي أمور أخرى.
جمع الأدلة والوثائق
- استقصاء وجمع الوثائق والمعلومات المتاحة والضرورية للتحقيق، مثل السجلات، البريد الإلكتروني، وأي وثائق تدعم القضية.
استجواب المعنيين
- استدعاء ومقابلة الموظفين أو الأشخاص المعنيين للحصول على شهاداتهم وتوضيح وجهات نظرهم حول الحادثة أو الوضع المحلول للتحقيق.
تحليل البيانات والأدلة
- تحليل الأدلة والبيانات المجمعة لفهم الوضع بشكل أكبر واستنتاج النتائج المناسبة.
إعداد التقارير النهائية
- كتابة تقارير تفصيلية تشرح نتائج التحقيق والتوصيات المقترحة للإجراءات المستقبلية.
اتخاذ الإجراءات اللازمة
- اعتماد الإجراءات اللازمة بناءً على نتائج التحقيق، وذلك لتصحيح الوضع ومنع تكرار المشكلات.
الحالات والأوضاع التي تستوجب تحقيق إداري
هناك عدة حالات وأوضاع يُستدعى فيها إجراء تحقيق إداري، وتشمل هذه الحالات على سبيل المثال لا الحصر.
- عند وجود شبهات حول عمليات مالية غير مشروعة أو فساد مالي داخل المؤسسة.
- في حال وقوع حوادث عمل تتطلب تقييمًا للسبب واتخاذ الإجراءات الوقائية لضمان سلامة الموظفين.
- على سبيل المثال، حالات التمييز أو التحرش أو أي سلوك غير ملائم يمكن أن تستدعي التحقيق الإداري.
- عندما يتلقى القسم الإداري شكاوى أو تقارير حول مخالفات محتملة في العمل.
- على سبيل المثال، تجاوزات في استخدام الموارد، أو عدم الامتثال للقوانين واللوائح الداخلية.
- في بعض الحالات، قد يتم تطبيق التحقيق الإداري للتحقق من الأمور ذات الصلة بجرائم محتملة داخل المؤسسة.
- لفحص أداء فريق عمل أو إدارة معينة وتقييم تحقيق الأهداف والمعايير المحددة.
نموذج تحقيق إداري مع موظف
نموذج تحقيق إداري
الموظف المعني: [اسم الموظف] المنصب الوظيفي: [مسمى الوظيفة] تاريخ الحادثة/الواقعة: [تاريخ وقوع الحادثة]
تفاصيل الحادثة/الواقعة:
يرجى توضيح بإيجاز الحادثة أو الوضع الذي يحتاج إلى التحقيق الإداري.
شهادة الموظف:
يرجى أخذ شهادة من الموظف حول الحادثة. يمكن استخدام استمارة الشهادة الداخلية.
جمع الأدلة:
- استقصاء وجمع الوثائق المتاحة كدليل.
- توثيق أي سجلات أو معلومات ذات صلة.
استجواب الموظف:
- استدعاء الموظف للمقابلة للحصول على وجهة نظره وتوضيح الحادثة.
تحليل البيانات والأدلة:
- تحليل الأدلة والبيانات المتاحة لفهم الحادثة بشكل أعمق.
تقرير التحقيق النهائي:
- كتابة تقرير يشرح نتائج التحقيق والتوصيات المقترحة.
الإجراءات اللازمة:
- اتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على نتائج التحقيق.
تاريخ الانتهاء من التحقيق:
[تاريخ انتهاء التحقيق وتقديم التقرير النهائي]
تحديد سبب التحقيق
- شبهات الفساد أو الاختلاس: عندما تكون هناك شبهات حول استخدام غير ملائم للموارد أو الأموال داخل المؤسسة.
- حوادث العمل أو الأمان: في حالة وقوع حوادث عمل أو مواقف تشكك في سلامة الموظفين أو البيئة العامة للعمل.
- مخالفات السياسات الداخلية: عندما يكون هناك عدم امتثال لسياسات الشركة أو اللوائح الداخلية.
- شكاوى الموظفين أو التقارير الداخلية: عند ورود شكاوى من الموظفين حول سلوكيات غير ملائمة أو مخالفات داخل المؤسسة.
- تقييم الأداء والتحسين: أحيانًا يتم تنفيذ التحقيق الإداري لتقييم الأداء أو تحديد المجالات التي يمكن تحسينها في العمل.
- شكوك بشأن التهديدات الأمنية أو المخاطر القانونية: في حالة الشكوك بوجود تهديدات أمنية أو مخاطر قانونية تؤثر على المؤسسة.
نموذج تحقيق إداري مع موظف بسبب الغياب
الموظف المعني: [اسم الموظف] المنصب الوظيفي: [مسمى الوظيفة] تاريخ الغياب: [تاريخ الغياب أو الفترة التي غاب فيها]
تفاصيل الغياب:
يرجى تقديم تفاصيل حول فترة الغياب والسبب المُعلن للغياب.
معلومات الاتصال خلال فترة الغياب:
- هل قمت بتقديم إشعار أو اتصال بالمؤسسة خلال فترة الغياب؟ نعم / لا (حدد الإجابة)
- إذا نعم، يرجى توضيح الاتصال وتقديم أي وثائق داعمة.
شهادة الموظف:
يرجى أخذ شهادة من الموظف حول سبب الغياب. يمكن استخدام استمارة الشهادة الداخلية.
التحقيق والمقابلة:
- استدعاء الموظف للمقابلة للحصول على توضيحات حول سبب الغياب والتحقق من المعلومات.
تحليل البيانات والمعلومات:
- تقييم المعلومات المجمعة والبيانات المتاحة لتحديد مدى صحة سبب الغياب.
تقرير التحقيق النهائي:
- كتابة تقرير يحتوي على نتائج التحقيق والتوصيات المقترحة.
الإجراءات اللازمة:
- اتخاذ الإجراءات اللازمة بناءً على نتائج التحقيق وسياسات المؤسسة.
تاريخ الانتهاء من التحقيق:
[تاريخ انتهاء التحقيق وتقديم التقرير النهائي]
